Даже в небольшой организации есть собственный автотранспорт. А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки различных автомобилей: транспорт руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны . Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.

В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов второго порядка:

- субсчет 3-1 "Топливо на складе";

- субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";

- субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

Как правило, организации, имеющие большой парк машин, приобретают горюче-смазочные материалы по договору поставки. Для этого организации-покупателю необходимо иметь соответствующую лицензию и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке.

Составление и выдача покупателю счета-фактуры являются обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.

Чаще всего бензин, дизельное топливо или, к примеру, тормозную жидкость водители предприятия покупают на АЗС за наличные. В этом случае им сначала выдают деньги из кассы, а затем они представляют в бухгалтерию авансовые отчеты, приложив к ним кассовые чеки, подтверждающие расходы на покупку. На основании этих отчетов бухгалтер приходует ГСМ на счет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо".

При этом в учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- выданы деньги из кассы под отчет;

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены расходы по покупке ГСМ.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов - кассового чека автозаправочной станции.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход - компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Пример. Водитель "Газели", находящейся на балансе предприятия, Иванов В.В. получил из кассы под отчет 850 руб. для приобретения ГСМ. На эти деньги он купил 100 литров бензина марки Аи-92 по 8,5 руб. за один литр, о чем представил в бухгалтерию авансовый отчет.

Другое по теме:

Организация производства на предприятиях автомобильного транспорта
Характер выполнения производственных процессов, особенности их осуществления являются базовыми в организации производства. Их технологическое исполнение необходимо реализовать наиболее рациональным образом, а если это возможно, то и оптимально. В условиях автотранспортного предприятия ...

Бухгалтерский учет ГСМ и списание на затраты
Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деят ...

Техническое обслуживание и ремонт коробки передач автомобиля ВАЗ 2110
Даймлер и Бенц — основоположники автомобилестроения. В конце XIX века появилось раньше не известное средство передвижения – автомобиль. Этому изобретению в последствие предстояло стать самым популярным и незаменимым видом транспорта. А началось всё в Германии в 1885 году, когда Карл Б ...